La dématérialisation des documents : comment, pourquoi ?

A l’heure actuelle la dématérialisation est plus qu’une tendance : elle est l’un des grands enjeux de la transition numérique des entreprises et des administrations.

La crise sanitaire que nous connaissons a accéléré ce processus au sein de ces structures.

Nous en avons déjà tous entendu parler mais qu’est-ce que la dématérialisation au juste ?

La dématérialisation se définit comme le processus de remplacement des supports d’informations matériels (généralement le papier) par un format numérique.

En ce qui concerne la dématérialisation des documents, elle implique plusieurs phases : la numérisation suivie de l’indexation, de l’archivage en passant ensuite par le versionnage et pour finir par la certification. Ce processus peut paraître long et fastidieux mais c’est un investissement en temps et en argent qui vous fera gagner en efficacité, en force de communication et réduira certaines de vos dépenses.

Que dit la loi concernant la dématérialisation des documents ?

D’après la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur probante, ou valeur légale, que les originaux au format papier, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Concrètement que peut-on faire au sein d’une entreprise ?

Il existe plusieurs types de dématérialisation qui répondent à différents enjeux d’une entreprise.  Si la dématérialisation des documents est bien souvent la porte d’entrée vers un environnement de travail zéro papier, elle s’inscrit dans une dynamique plus large de transformation numérique : notamment dans les activités, les procédures, les échanges, les outils et l’espace de travail lui-même dans une ère où le télétravail se généralise grâce à la digital workplace.

De nos jours, l’entreprise fait donc face à plusieurs enjeux :

• la dématérialisation des documents, comprenant :
  • la dématérialisation des contrats,
  • la dématérialisation des bons de commande,
  • la dématérialisation des bons d’intervention ;
• la dématérialisation comptable, incluant :
  • la dématérialisation des factures, clients et fournisseurs,
  • la dématérialisation fiscale ;
• la dématérialisation des documents RH, des contrats aux bulletins de paie ;
• la dématérialisation des échanges avec l’EDI (l’échange de données informatisé),
  qui concerne surtout les documents commerciaux dans le secteur logistique, mais aussi la transmission de documents aux autorités, comme la liasse fiscale.

Alors pour entamer ce beau voyage vers un monde sans papier qui se perd, sans dossier à renvoyer pour signature manquante et sans une ribambelle de classeurs pesant plusieurs tonnes chacun, tournez-vous dès aujourd’hui vers des professionnels qui sauront vous proposer les meilleures solutions de dématérialisation.

Faites le premier pas vers nous et nous marcherons ensemble vers la transformation digitale.

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